Veelzijdige Ronde Tafelbijeenkomst EyeOn Zorg - Tactisch plannen als verbindende schakel

[onbekend]   |   December 18, 2012   |   Zorg   |  

Een tactisch planningsproces is hard nodig om in ziekenhuizen de verbinding te leggen tussen de strategie en de operationele uitvoering, maar ook in de planningsafstemming tussen verschillende afdelingen van een ziekenhuis. De deelnemers van twaalf verschillende ziekenhuizen aan de EyeOn Ronde Tafelbijeenkomst Tactische Planning in Ziekenhuizen: Vormgeven en Borgen op 6 december 2012 vonden elkaar in de constatering dat er genoeg redenen zijn om nu al met tactisch plannen te beginnen, hoewel het onderwerp nog niet helemaal uitgekristalliseerd is.

Het tactische plannen bevindt zich hiërarchisch tussen de strategische planvorming (jaren vooruit) en het operationele inplannen van individuele patiënten (weken of dagen vooruit). Tactisch plannen kan binnen één afdeling of over het hele ziekenhuis. De Ronde Tafelbijeenkomst liet voorbeelden zien van hoog en lager organisatorisch niveau, en van afdelingsbreed tot ziekenhuisbreed.

Ger Koole, hoogleraar optimalisatie van bedrijfsprocessen aan de Vrije Universiteit Amsterdam en als adviseur zorglogistiek verbonden aan kenniscentrum PICA van VUmc, gaf een aantal evidence based voorbeelden van optimale afsprakenplanning op een polikliniek. Om bijvoorbeeld sneldiagnostiek te organiseren heb je, behalve wiskundige modellen, dienstverleningsafspraken (service level agreements) nodig tussen afdelingen en moet de zorg meer vraaggestuurd worden, van push naar pull. Dat vereist een “rigoureuze cultuuromslag”, volgens Ger Koole. Hij waarschuwt voor de drang om zorgprocessen exact te modelleren en geeft aan dat slimmer plannen vooral een uitdaging voor het management is.

Freek Aertsen, partner bij EyeOn en faculteitslid van TiasNimbas Business School, gaf een ziekenhuisbreed beeld van tactisch plannen: waar financiële planning en capaciteitsplanning elkaar ontmoeten. Vanuit controllers van ziekenhuizen komt steeds meer de behoefte om te kunnen sturen op het (financieel) resultaat. Groei van omzet en patiëntenaantallen is namelijk niet meer zo vanzelfsprekend als het ooit was. Met een voortdurende inschatting van de aankomende zorgvraag (rolling forecast) en daaraan gekoppelde verdeling van beschikbare capaciteiten over de afdelingen waar deze het meest nodig zijn, verwachten zij de kosten te beheersen en juist te kunnen sturen op de opbrengsten. Capaciteitsplanning en financiële planning zijn nu nog twee gescheiden werelden binnen het ziekenhuis, maar “kunnen elkaar vinden in een gelukkig huwelijk”, aldus Freek Aertsen.

Ap Dieker en Sonja van Baal, zorgmanagers bij Rijnstate Ziekenhuizen in Arnhem en Zevenaar, overtuigden de zaal met een praktijkvoorbeeld van tactisch plannen. Met de invoering van onder andere een tweewekelijks Tactisch Planningsoverleg (TPO) verkorten zij de wachttijden en herverdelen ze de OK-capaciteit met hogere bezettingsgraden van operatiekamers en verpleegafdelingen tot gevolg. Het concreet maken van de doelstellingen, het betrekken van zowel artsen als managers en de ziekenhuisbrede aanpak zijn hun succesfactoren.

Tot slot zette Edward Versteijnen, senior consultant bij EyeOn, de deelnemers aan het werk met een praktijkcasus uit het Maxima Medisch Centrum, waar EyeOn adviseert bij ontwerp en implementatie van een verbeterd tactisch planningsproces. Voor het verbeteren van hun planning&control cyclus en de koppeling met capaciteitsplanning, legde Edward de groep drie vragen voor: Hoe zou je de zorgvraag kunnen voorspellen, hoe en op welk niveau bepaal je vervolgens de benodigde capaciteit, en hoe richt je het regulier afstemmingsoverleg in? De gemaakte keuzes verschilden, maar de groep deelt het nut van het beantwoorden van deze vragen voor het inrichten van een succesvolle capaciteitsplanning.

 “Erg inspirerend, maar ook zeker gezellig. Goed georganiseerd”, deelnemer uit Albert Schweitzer Ziekenhuis

Tactisch plannen in ziekenhuizen zal zich blijven ontwikkelen. Het gebeurt nu vaak nog niet integraal, maar voor één afdeling of deel van het ziekenhuis. Het tactisch planningsproces werpt meer vruchten af als het de capaciteitsverdeling in het hele ziekenhuis zou bevatten.
Tactisch plannen is nog een breed begrip:  het ontbreekt nog aan een duidelijk begrippenkader. Het niveau, de horizon, het product en de capaciteiten en eenheden waar we over praten zijn niet eenduidig en voor iedereen gelijk. Zo zijn er genoeg redenen te bedenken om nog niet met tactisch plannen te beginnen. De kunst is, volgens de deelnemers aan de Ronde Tafelbijeenkomst, om er toch wél mee te starten en gaandeweg verder aan te scherpen. Want de winstpunten zijn universeel en breed gedragen: een betere afstemming tussen vraag, aanbod en financiële middelen in het ziekenhuis, waardoor kosten beheerst worden en de patiënten goed, veilig en snel behandeld kunnen worden.


Updates: 12
Projecten: 3

More updates:

  • Koen Koolen:
      Er zijn nog geen updates van deze auteur gepubliceerd.
Share this page  LinkedIn icoon Twitter icoon Facebook icoon