Allocatiemanagement: verhoog servicelevels door nee te zeggen!

Eric Eggenhuizen   |   January 05, 2012   |   Process   |  

Een goed S&OP proces zorgt ervoor dat supply en demand op een hoog niveau op elkaar worden afgestemd, maar hoe zorg je ervoor dat orders op een operationeel niveau de capaciteit en/of voorraad niet overstijgen en dat de juiste klanten toegang hebben tot schaarse capaciteit?

De procesindustrie kenmerkt zich door een kapitaalintensief productieapparaat dat niet makkelijk op- of af- te schalen is. Dit zorgt ervoor dat er slechts een kleine bandbreedte in de bezettingsgraad is waarin een speler in deze industrie zich wil bevinden: de “Sweet Spot”.

Een te lage bezettingsgraad zorgt al snel voor:

  • De noodzaak tot (dure) productiestops, als de assets zich hier al voor lenen.
  • Oplopende voorraden

Een te hoge bezettingsgraad zorgt al snel voor:

  • Slechte service levels
  • Lange leadtimes
  • Verkeerde voorraadstructuur 

Een uitverkocht situatie is vanuit een commercieel perspectief uitermate interessant omdat dit mogelijkheid geeft tot winstoptimalisatie. Vanuit een supply chain perspectief is een dergelijke situatie een stuk weerbarstiger. Het managen van een uitverkocht situatie vereist een strakke regie en discipline binnen de organisatie. In een uitverkocht situatie zullen klanten altijd meer behoefte hebben naar uw product dan dat er product beschikbaar is. Uitgangspunt moet dan op de eerste plaats zijn het managen van verwachtingen van klanten en vervolgens het nakomen van die verwachtingen. Indien hier niet strak aan wordt gehouden zal supply chain al snel in het verdomhoekje komen en speelbal van de business worden.

Allocatie management is een veel gebruikt maar weinig besproken concept om de “Demand Execution” in goede banen te leiden. Allocatie management is het proces van actief toekennen (alloceren of quota’s toekennen) van beperkte resources aan een klant (bv. hoeveelheden per klant per productgroep voor een bepaalde tijdsperiode). Vervolgens moeten deze toegekende hoeveelheden beheerd worden door te zorgen dat orders de allocatie niet overstijgen. Het gaat dan dus om de `Mag ik boeken´ vraag.

EyeOn organiseerde eerder dit jaar een expert sessie voor allocatie management met enkele multinationals uit de proces industrie en trok daaruit de volgende learnings:

Business Rules & Allocation Design:

Detailniveau: Een belangrijke keuze voor het opzetten van een allocatiesysteem is het niveau van de producthiërarchie, deze moet laag genoeg zijn om de complexiteit in de supply chain te weerspiegelen en moet opgezet zijn vanuit het niveau van de te managen bottleneck(s). Vanuit een werkbaarheids perspectief is het echter wenselijk om een zo hoog mogelijk detailniveau aan te houden.

Horizon: De horizon van allocatie management zal in het algemeen lopen van het heden tot in de tactische horizon. Door een rollend allocatieplan te hebben tot in de tactische horizon dat maandelijks wordt verlengd met een maand valt de toe te voegen maand in een tijdspanne waar nog niet alles vast ligt en waarin keuzes kunnen worden gemaakt.

Allocatie-buckets: Binnen een vastgestelde allocatieperiode kan alsnog een ongelijke verdeling van orders voorkomen waardoor leverproblemen kunnen optreden. Als allocatie bv. voor een maand wordt vastgelegd op 100 eenheden voor klant A en deze klant plaatst vervolgens al zijn orders op de 1e van de maand kan dit alsnog problemen veroorzaken. Dit kan voorkomen worden door het allocatie window te verkorten, van een maand naar 14 dagen of een week bijvoorbeeld, maar dit zorgt ook voor een verveelvoudiging van de te onderhouden gegevens. Hier geldt ook; kies voor een juiste balans tussen werklast en controle.

Acceptatie van de business: Indien een allocatie systeem niet geaccepteerd en gerespecteerd wordt door de business zal het onmogelijk zijn om allocatie management effectief toe te passen. Het proces dient daarom zo ingericht te zijn dat supply chain het speelveld en de spelregels definieert en de business met deze regels het proces uitvoert. Mochten de restricties van supply chain niet toereikend zijn en moet er toch worden afgeweken worden dan dient een bewuste keus gemaakt te worden en dienen te implicaties te worden geaccepteerd. 

Differentiatie customer service: Indien een uitgewerkte klant differentiatie structuur beschikbaar is binnen een onderneming kan deze gecombineerd worden met een allocatie proces. Hieraan kan bijvoorbeeld een bepaalde flexibiliteit worden opgehangen. Tevens biedt dit mogelijkheden om een profitability strategie te operationaliseren aan de hand van allocatie management; uw meest winstgevende klanten kunnen onbeperkt boeken terwijl de minder winstgevende beperkt worden.  

Systeemondersteuning: Zonder uitzondering zijn de meest succesvolle allocatieprocessen ondersteund door een systeem. Omdat de essentie van allocatie management gaat om het zorgen dat orders de toegekende hoeveelheid niet overstijgen is systeemondersteuning essentieel. Indien dit niet het geval is zal men altijd op een reactieve basis een orderrapport moeten vergelijken vs. de gealloceerde hoeveelheid en indien overschreden zullen orders moeten teruggedraaid, wat niet wenselijk is. 

Executie:

Manage commitments & capaciteitsbezetting: In welke mate de beschikbare capaciteit beschikbaar wordt gemaakt moet een business beslissing zijn. De ervaring leert echter wel dat het niet op voorhand volledig vergeven van de capaciteit de slagkracht zal vergroten. In een uitverkocht situatie zal het echter niet makkelijk zijn volumes achter de hand te houden! De exacte invulling is voor elke markt verschillend en zal afhangen van de dynamiek en samenstelling van uw markt. Van belang is dat de hoeveelheden die gealloceerd worden gemaakt ook realistisch haalbaar zijn. Het succes van de allocatie set-up valt hiermee samen, een goede link naar een volwassen S&OP proces is daarom van belang.

Onderhoud: Een zekere mate van flexibiliteit in de gealloceerde volumes zal de acceptatie van een allocatie proces vanuit de business vergroten. Het schuiven van hoeveelheden tussen verschillende tijdsperiodes of productgroepen is echter een arbeidsintensief proces dat gepaard gaat met veel communicatie over en weer. Idealiter wordt een systeem dan ook zodanig ingericht dat dit beheerd wordt vanuit een demand management verantwoordelijkheid.

Demand Management: Demand management speelt een belangrijke rol binnen allocatie management. Deze verantwoordelijkheid fungeert als brug tussen supply chain en business in het afstemmen van de allocatievolumes. Het is belangrijk dat deze rol bij één verantwoordelijke ligt en niet verspreid is. Op die manier worden belangen afgewogen en wordt er naar het grote geheel gekeken in plaats van ieder voor zich. Moeilijke beslissingen worden dan ook echt genomen in plaats van uitgesteld.

Inzage en begrip allocatie hoeveelheden voor customer service afdeling:  Dit lijkt overduidelijk maar is toch een valkuil. Indien customer service medewerkers een duidelijk inzicht hebben in beschikbare allocatie hoeveelheden, liefst direct bij order boeken, kunnen klantenorders beter worden gemanaged en kunnen beschikbare allocatiehoeveelheden ook naar inkopers van klanten worden gecommuniceerd. 


 

Zoals duidelijk wordt uit de learnings zal het succes van een allocatie proces afhangen van de set-up. Omdat de methodiek zo moet worden toegespitst op de set-up van de supply chain zal altijd sprake zijn van maatwerk. Door bovengenoemde learnings mee te nemen in de implementatie zijn de belangrijkste overwegingen meegenomen.

Indien goed geïmplementeerd biedt het allocatie management proces een platform waarop planningsprocessen en servicestrategieën kunnen worden geënt ten tijde van een uitverkocht-situatie. Allocatie management is daardoor een tool om operationalisatie van uw strategie (welke klanten zijn belangrijk) te kunnen faciliteren. Tevens kan het uw winst-maximalisatie ondersteunen. Door duidelijk en tijdig naar klanten te communiceren wat uw mogelijkheden zijn en door deze vervolgens ook waar te maken zult u uw betrouwbaarheid vergroten. U zult nog altijd regelmatig “nee” moeten verkopen, maar deze “nee” zal tijdig beschikbaar zijn waardoor een klant nog naar alternatieven kan zoeken. Een “nee” is weliswaar nooit leuk om te verkopen maar nog slechter dan een “nee” is een “late nee”. Bovendien zorgt allocatiemanagement voor een eerlijk systeem naar klanten waardoor willekeur wordt vervangen door keuzes.


Eric Eggenhuizen

Eric Eggenhuizen

Updates: 8
Projecten: 3

More updates:

  • Koen Koolen:
      Er zijn nog geen updates van deze auteur gepubliceerd.
Share this page  LinkedIn icoon Twitter icoon Facebook icoon